Vol.8 いい会議をしよう！（２）〜まずは準備。のツボ〜
今回はいよいよ会議準備編です。「準備８割」といいますが、会議も同じ。準備はとっても大事です。
では、どんな準備が、いい会議にするのでしょうか。準備チェックリストを表にまとめてみました。当たり前と思われるかもしれませんが、ここでしっかりと確認してみましょう。これをうまく動かせると、会議は実りあるものになります。
中でも特に（１）は大切です。何のために集まるのか分からないのでは参加意欲が薄れますし、当日なかなか本題に入れなかったり、人によって話がずれる、など効率の悪い会議になります。（６）は、重要な人が出席していないことで、いったん決まったことがあとで変えられてしまう、なんてことにもなりかねません。この人には、という人は事前に一声かけるという手間を惜しまないのがポイントです。また、会議に入る前に、メンバーのやる気を高める（１０）も大切です。「今回は大事な会議だし、○○さんが来てくれないと始まらないしね（笑）」とか、「これ決めたら飲みに行こう！」など、参加意識を高める工夫を加えてみてください。（１１）の会場レイアウトは、互いの顔が見えて、距離が離れすぎてないことがポイントです。ロの字型や、椅子を丸く配置するなどで議論が活発化します。
（次回は「いよいよ会議開催。のツボ」をお届けします）
準備チェックリスト
□（１）今回の会議の目的・議題・到達目標を事前にみんなで共有する。
※この会議はなんのために、どのようなことを、どこまで決定したいかを共有する。
□（２）そもそも会議を開く必要がある案件かどうかをチェックする。
※報告、簡易な情報交換程度ならメールやFAXで済ますことも可能である。
□（３）（１）を伝えたうえで、参加者に事前に考えてきてほしいことがあれば伝えておく。
※事前に考えてきてもらうことで、当日はより深い会議をすることが可能になる。
□（４）全体の所要時間と、議題ごとの時間配分は無理のない設定をする。
□（５）議題が複数ある場合は優先順位を決める。
※多すぎる場合は、次回にまわすなどする。
□（６）この会議に必要な参加者をみきわめ、事前に声をかけ、参加してもらう。
□（７）参加しやすい日・時間・場所を設定する。
□（８）議論に必要な資料作成、印刷、物品の準備をする。
※議題が書かれたレジュメ（会議進行表）は作成しておく。
□（９）役割分担をする。（進行役、書記、タイムキーパーなど）
※1人に負担が集中しないようにする。
□（１０）参加意識を高める雰囲気をつくる。
□（１１）議論しやすい会場づくりをする。
●会議のお助けアイテム〜その２「ホワイトボード」
ホワイトボードは議論を整理したり、アイデアを生み出すのに有効です。言葉だけでは混乱したり行き詰まることがあります。それを、文字にしておくことで、忘れそうになっていたものを再認識することができますし、文字に刺激されアイデアが浮かんできたりします。「本日の議題と到達目標」を書き出すことも効果的です。終了時間を書くことも刺激になります。ホワイトボードを有効活用しましょう。
