Vol.9 いい会議をしよう！（３）〜いよいよ会議開催。のツボ〜
前号で会議の準備をやりました。今回は会議当日のツボです。
当日の役割としては（１）進行役、（２）書記、（３）タイムキーパー、（４）提案者・発表者があります。まずは役割分担をしてできるだけ皆が関わる仕組みにしましょう。いつも同じ人でなく、交替でやるほうが個人の負担軽減やスタッフのトレーニングにもなりますね。
今回は会議当日のキーパーソンである（１）進行役について、お話しします。進行役は、与えられた時間内で会議の目的を達成するため、効果的なコミュニケーションの場を作って、みんなのパワーを引き出して、意見や考えをまとめて合意形成に導く人です。終了時には決まったこと、次に持ち越すことを整理して終わります。いい会議をするために、進行役が大切にしたい心がけの一例をご紹介します。
●発言しない人がいます。あなたはどんな言葉をかけますか？
A：「しっかり発言してください」「頑張って発言して」と指導的な言葉をかけたり、「あの人は何もしゃべらないから」と一応声かけはするものの最初からあきらめている。
B：「じゃあ、とりあえず１人ずつ思ってみたことを書いてみて、１分ずつ発表してみましょうか」ともちかけて、発言を引きだそうとする。
両者のはたらきかけは、同じ事をめざしていても、その方法はまったく逆です。進行役に大切な心がけはB。Bは全員に発言の機会が与えられ、書くというクッションをおくことで考え方が整理され、発言がしやすくなります。あきらめずに安心して発言できる仕掛けを考えていきましょう。
●「話し上手」か「聴き上手」。進行役にはどちらが大切だと思いますか？
進行役の基本はまず「聴く」ことです。会議の主役は参加者です。参加者の意見を聴かない進行はありません。参加者にとっては、「話しを聴いた」より「話しを聴いてもらった」ほうが能動的。また、参加者は自分の発言した意見について、どのように感じられたか、歓迎されたか気になるものです。自分の意見と正反対であっても、まずは発言したことに感謝や共感の気持ちを態度や言葉で伝えましょう。そのことで、話しやすい環境や関係ができます。
その他、分かりやすい言葉を使って話すことや、中立的な態度でいること、ワークショップの手法を使って進てみる、などありますが、最終的には、進行役が決めた会議でなく、自分たちで決めたんだ、という実感を持てるようにすることが大切です。
●会議のお助けアイテム〜その３「お茶とお菓子」
「食べ物を囲んでの話し合いは、決裂することが少ない」と言われます。どうして食べながらの話し合いはうまくいくのでしょう。お腹がすいていると、イライラするし、お腹が満たされるとゆとりがもてるからかもしれません。お菓子を出すタイミングは、会議始まってすぐより、煮詰まってきたときのほうが、脳に栄養が行き渡っていいアイデアや発言が生まれてきます。特に長丁場のときは有効です。会議に出すお菓子としては、ポテトチップスのような手に油がつくようなものは向きません。何気なく会議に出されているお茶やお菓子にもちゃんと役割があるのですね。
