Vol.9 いい会議をしよう！（最終回）〜会議終了。のツボ〜
今回は会議シリーズ最終回。会議終了のツボです。えっ、会議は終わればそれでいいでしょう？終了にツボなんてあるの？そう思っていませんか？
実は会議をどのように終わるかによって、それが実のあるものになるかならないかの別れ道、といっても過言ではありません。「終わりよければすべてよし」。今回はそんな会議終了のツボをみていくことにしましょう。
次のチェック項目をみてください。今のあなたの会議はいくつチェックがつきますか？１つずつ理由を見ていきましょう。
□（１）会議を終える時に「何がどこまで決まったか？ 決まらなかったか？」を確認している。
「何がどこまで決まったのか？」を確認することは、参加者みんなで共通認識を図る、とても大切な行為です。もし、会議の終わりに「じゃ、そういうことで」なんて言って終わったら、各自の「そういうこと」がバラバラだったり、後になって違うじゃないか、といったトラブルの元にもなりかねません。せっかくの良い議論を水の泡にしないためにも、確認して終わること、これを忘れないでください。
両者のはたらきかけは、同じ事をめざしていても、その方法はまったく逆です。進行役に大切な心がけはB。Bは全員に発言の機会が与えられ、書くというクッションをおくことで考え方が整理され、発言がしやすくなります。あきらめずに安心して発言できる仕掛けを考えていきましょう。
□（２）決まらなかったことがあれば、それを「いつどうやって決めるか」を確認している。
決まらなかったことがあれば、「次の会議でこの辺りを深めていきましょう」などと一言かけることで、次へつながる終わり方になります。先延ばしになったり、忘れてしまうことを防ぐことができます。
□（３）決まらなかったことがあれば、「誰がいつまでにするか？」を確認している。
さて、決まったけれども、実行はどうするの？それをみんなで確かめましょう。これは�，汎瑛諭⊃佑砲茲辰毒Ъ韻�違ったり、無責任にならないためにもきちんと整理して終わることが大切です。
□（４）次回の会議の日程を調整している。
これはできる場合とできない場合とがあると思いますが、集まったときに決めておくほうが、日程調整の手間が省けます。それくらい、なんて思われがちですが、日程調整には結構時間や労力がかかります。場合によっては半年くらい先まで日程を先に埋めてしまう、というのも手かもしれません。
□（５）会議の議事録を作成している。
「議事録」と聞くと、拒否反応がおこる人がいるかもしれません。分かります。名前は堅いし、文字がいっぱいで作るのが大変、といったイメージでしょうか。しかし、議事録は発言速記録ではありません。団体や会議の性格にもよりますが、ポイントをしぼって、決定事項や重要な項目だけを書いたものでいいと思います。議事録の主な項目一例を載せました。参考にしながら、簡単かつ要点をしぼった議事録にしてみてはいかがでしょうか。
＜議事録の主な項目＞
（１）会議名 （２）日時 （３）場所 （４）参加者 （５）議題 （６）決定事項と実施責任者・期限 （７）保留事項と管理責任者・期限 （８）次回会議日程 （９）その他重要な事項（ポイント）
□（６）議事録は出席者で確認してから確定している。
議事録は作ってすぐ確定、ではなく、参加者に確認してから確定しましょう。リスク回避と会議内容をみんなで再確認することができます。しかし、郵便で送って確認、となると、それもまた大変な手間です。そこで、メールをうまく活用してみてはいかがでしょうか？お勧めなのは「メーリングリスト」です。これは、メールを使って大勢の人とコミュニケーションすることができるシステムのことです。登録した全員に一斉に同じメールが送れるので、議事録の確認を一斉に送ることができ、指摘があった場合もメーリングリストで返信すればみんなで確認することができます。議事録以外にも、簡単な情報交換や会議であれば、わざわざ集まらなくともメーリングリストですることが可能です。
※メーリングリストについてさらに詳しく知りたい方はセンターまでお問い合わせください。
□（７）会議の進め方がどうだっがかを聞き、次の会議の改善に役立てる。
さらによい会議にしていくためにも、機会をみて振り返りをすることは団体にとっての成長につながります。
●会議のお助けアイテム〜その４「レジュメ（次第）」
レジュメ（次第）は会議資料に欠かせません。会議の議題や報告事項が一枚に書かれているもので、その会議で話し合う項目がまとまって書いてあるものです。これがあると、会議で進める内容が一目瞭然ですし、終了時に再確認する時にも役立ちます。
